同名人员需要用角色和明确联系渠道区分，保存原昵称的同时建立本次事项的人员索引。
设置有来源的区分字段
在自己的通讯录备注中加入对方负责的事项或已确认的机构名称，记录原有昵称和本次使用的联系渠道。不要凭头像、性别印象或朋友圈内容判断身份。对方尚未说明角色时先标待核，不把个人猜测写入正式资料或转发给其他参与人。
让每条记录能回到发言者
导出聊天或整理电话纪要时，注明使用哪个账号、通话号码及参与角色，截图中尽量保留必要的身份线索。向另一位同名人员转交事项前，核对该事项是否确由其负责。索引修改时留存时间和原因，这样后续看到旧记录的人也能理解为何同样的姓名对应不同工作内容。