人员角色变化需要明确开始时间和具体任务，过去的介绍行为不能自动延伸为当前处理权限。
确认变化的是哪项工作
询问该人员现在负责资料接收、沟通协调还是某个具体办理步骤，并核对由谁作出这项安排。把新任务与原先仅作介绍的角色分别记录，不因对方一直在群里就推定其可以代表任何一方作决定。此前转述的话仍按原身份保存，不追溯改写为经办确认。
更新任务分工与联系入口
在人员索引中记下角色调整时间、依据和待办范围，检查已有事项需要转交哪些资料。涉及授权或接收要求时向相应负责方进一步核实。告知协作人员以后哪些问题可向其询问，哪些仍应找原负责方；角色变化不应使旧记录失去来源，也不表示所有历史问题自动归其处理。