签署和经办属于不同角色，应分别记录各自参与内容及确认渠道，避免用一个联系人覆盖全部事项。
从文件和实际沟通各自取信息
在文件索引中记录签署位置显示的姓名与身份说明，在工作表中记录日常经办人负责的具体任务。不要因为经办人发送了文件就认为其也是签署人，也不能因为一人在签署页出现就推定日常问题都由其答复。未明确的关系需要相关方解释。
按事项设置确认路径
资料补件、操作进度及内容变更可以需要不同负责人员，应逐项询问确认入口，记录可核对的答复。经办人转达他人意见时标明为转述，必要时取得直接说明。后续人员变动只更新相应角色，不将整份索引全部替换，这样历史文件与当前工作安排仍能分别找到准确关联。