补发凭据应注明与原记录的关系，款项仍按实际流水核对，不能因多一张纸重复计入。
先说明遗失范围
确认遗失的是纸质凭据、电子文件还是自己无法找到的副本，整理已有编号、日期和对应流水，请出具方核对。没有准确编号时提供必要线索，不凭记忆编写号码。补发件收到后检查是否标明补发或关联说明，并保留对方对原记录处理方式的答复。
档案保留一次款项多份材料
在付款索引中仅按实际交易登记，原件信息与补发件都连接到同一条款项记录。后来找到旧凭据时标明已找到及其关系，不再新建一笔费用。补发过程中若发现项目或金额同时变化，应作为独立差异核实，不能把内容改变也视为普通复制，避免后续对账混淆。