不同动词代表不同沟通状态，应按发起、接收和答复拆分，避免误把通知当成获准。
画出动作顺序
逐句找出谁发起、向谁发送、发送什么内容，再看下一步要求收到、回复还是明确确认。告知通常描述信息发送动作，申请表示提出需求，具体含义仍以文件语境核对。不要在自己的记录中把已提交申请简写为已确认，以免后续人员直接据此安排执行。
给状态留下凭据
清单可以分别记录发出时间、可核对的接收情况、答复原文和待补内容。若文件省略了答复方式或负责人员，就把这两个缺口单独提出。得到明确安排后再更新步骤状态，原始发出的信息及后来回复分别保存；仅有发送成功页面时，不额外推断对方已经认可全部要求。