批注中的讨论状态需要独立跟踪，不能因正文已有完整句子就忽略尚未解决的问题。
找出批注针对的内容
逐个查看批注锚定的词句，记录提出的问题及回复顺序。批注写待商议时，要查清是在讨论措辞、数据还是执行方式，不能将不同层面的疑问统一标成小问题。若打印件没有显示批注，应另附批注列表，提醒阅读者正文之外仍有未完成的讨论。
明确关闭问题的依据
每个问题记录负责答复的人、所需信息和最终处理结果。只有收到可核对的具体答复，才能把对应项目改为已澄清；软件中点击解决不等于相关人员已经接受该安排。形成新版本后检查批注涉及的正文是否同步更新，将答复与变动位置连接起来，保留未采纳建议的记录状态。