可见文件名与可读取内容是两种状态，失效附件应记录线索并向来源补取，不能算作完整归档。
保存仍然可见的信息
记录附件名称、发送人、消息日期及界面提示，检查是否有已下载副本或其他经确认的保存位置。不要从同名搜索结果随意找一份替代，也不能因为记得以前看过就勾选已存档。文件名只能提供查找线索，实际内容缺失需要在资料索引中明确呈现。
补取时确认是否原份
向原发送方提供定位信息，请其说明补发的是当时文件还是更新后的材料。若无法取回原份但收到新版本，应分别记录缺失事实和新资料来源，不把两者合并为原文件已恢复。补齐后尝试打开并检查页数与附件关联，再更新可读取状态，保留此前失效及补取的过程。