将提交、受理、出具和实际收到文件分别记录，处理中这一状态不能替代后续材料的检查。
照录当前界面状态
记录状态文字、查看时间和对应订单或事项标识，保留必要截图。不要把正在出单转写为已出单，也不要根据另一项已完成的订单推测本项进度。多人同时跟进时统一使用一个事项编号，最后一次查看由谁完成写清楚，避免反复提交形成难以区分的记录。
完成后还要核对收到的内容
通过保险机构正式渠道查询缺少哪些步骤、文件预计从哪里获取，并把答复与状态记录关联。收到通知后实际打开文件，核对车辆对象、期间和附件，再将资料表改为已收到。界面状态与文件内容存在差异时继续询问具体原因，不仅凭进度条颜色对保险关系或保障情况作出自己的判断。