文件名体现材料性质、年度与车辆简称，正式保单、报价和修改通知分开存放更容易检索。
先辨别文件到底是什么
打开下载文件，查看标题与出具信息，确认是保险方案、正式保单、条款还是其他通知。文件名可以采用车辆简称、保险期间标识和材料性质的组合，并在索引里记录原始名称。不要只凭下载渠道就把所有附件都叫保单，也不要为了简短而删掉能够区分年度的字段。
把当前文件夹做成入口
当前文件夹只放已确认供本期查阅的文件及目录，报价与历史材料移到各自分组。出现新的正式文件时记录收到日期和替代关系，不直接覆盖旧文档。需要发给家人时通过目录选取，发送前打开一次核对首页，避免手机按最近下载排序后误点另一辆车或下一年度尚未落实的方案。