分别记录上传时间、系统回执与后续审核状态，避免聊天里发出文件就认为补件已经处理完毕。
为每次提交留可定位记录
记录通过哪个正式渠道提交、提交了哪些文件、对应事项标识以及系统显示结果。没有回执就标待确认，不把手机发送成功直接写成机构已审核。文件名与材料清单保持一致，提交版本发生变化时写版本日期，防止后续补件要求针对的其实是另一份旧文件。
按反馈逐项更新材料状态
收到反馈后分别标记已接收、需重传或待补充，并保留反馈原文。若机构要求更清晰照片，重传时关联原文件与新的提交日期，不删除第一次记录。是否满足审核要求应以机构反馈为依据，不能因为材料栏看起来齐全就自行写审核通过。最后把仍未解决的项目集中列出，方便下一次跟进。