纪要的整理状态应明显可见，并把待核发言和未定事项分开，让收件人知道当前可据何行动。
在材料入口说明状态
将草稿标记放在文件标题或首页，写明整理人和形成时间，列出仍需参与人核对的部分。不要只在发送消息里说明草稿，文件脱离聊天后这句说明可能丢失。纪要中的讨论意见与拟执行事项分别表述，不能为使文字流畅而省去尚未确定的条件和分歧。
明确本轮核对任务
转发时指明需要核对哪些发言、人员和下一步，收到修正后记录更改内容及来源。没有回复的段落不能自动变成已确认。待形成可供执行的记录时，列出具体得到确认的事项及相关答复，保留草稿版本，防止后续人员把当时的建议误认为从一开始就已经确定。