文件名不能替代版本核对，应比较来源、接收时间、正文差异及实际确认记录。
不要只依赖文件排序
将几份同名文件分别保存在不覆盖原件的位置，记录从谁处收到以及接收时间。操作系统的修改时间可能受下载、复制影响，不能据此独自判定先后。选取标题、主体、日期和有改动的条款比对，先找出内容相同与内容不同的文件群。
用确认关系整理索引
给整理副本设置内部编号，在索引中保留原始文件名，并注明它对应哪次讨论或答复。采用哪份内容需要相关人员明确说明，而非由文件名里的最终、正式或最新版决定。确定后继续保留其他版本及差异说明，转交时同时发送索引，避免收件人凭本地排序再次选错材料。