样表用于理解填写要求，实际附件记录本次内容，两类材料需要明确状态和对应关系。
查看文件状态标记
先找样例、模板、填写示范等文字，再核对是否存在本次主体和日期。某份表格包含看似真实的示例姓名，也不能据此当成实际材料。将空白样表与本次已填写表分别标记，并查清正文引用的是附件样式还是已经完成填写的具体文件。
保留填写与核对过程
阅读填写后的附件时回看模板要求，检查有没有删去必填栏、替换说明或遗漏页面。尚待确认的填写表注明草稿状态，不以文件内容较完整为由认定它已被采用。向别人转发时写明每份的用途及需核对事项，防止执行人员打开样表后误用示例数据安排实际工作。样例中的占位姓名和示范数字尤其不能进入实际资料清单。