把原始位置、逐段校读和差异记录连起来，减少车辆识别代号在多次转录中出错。
让录入有可回看的来源
手工录入车辆识别代号时，先记录读自哪份车辆文件，并保留能够看清完整字段的原图。按原文顺序分段校读，特别留意形状相近的字母和数字。表格不要自动添加空格，也不要把末尾几位当作完整代号。来源照片模糊时换一张清晰图，不能根据记忆补齐。
用第二次校读发现差异
录完后暂时离开原表，再从最后一位向前核对一次，避免沿着第一次的阅读习惯重复看错。两份正式资料出现不一致时，分别标明文件名称和不同位置，请出具方解释。保留更正前后的文本和答复日期，让以后复制信息的人能够识别哪一条已经得到确认。核对表还可注明复核人，便于后续询问原始来源。