按机构实际要求列出原件、复印件与电子件，交出原件前记录接收对象、用途和后续领取安排。
先问清是查看还是留存
将机构提出的材料要求逐项记录，明确需要现场核验、提交副本还是暂时留存原件。名称不清楚时先让对方说明，不把所有资料整包寄出。对确需移交的原件记录名称、页数和当前状态，并保存可读副本供内部查找；副本与原件在目录里使用不同标记。
按每次流转更新位置
记录实际接收人或部门、交付时间、渠道及相应接收凭证，预计返还与已经返还分开。取回时按清单核对，缺页或状态变化当场记录并联系接收方说明。涉及邮寄的按机构正式指引安排，家庭资料表只显示当前去向及负责跟进人，不因有快递签收信息就自行认定材料审核完成。多份原件分别编号，接收凭证才能逐项对应而非只记一包。